采购需求不明确，采购如何完成KPI?

前言

采购需求不明确，是企业采购经常面临的问题。

一方面需求部门以为“说清楚了”、“以前采购过”，再加时间急没必要说那么多，另一方面需求部门有时自己也说不清楚，就寄希望于采购“大概”、“也许”、“可能”知道，但殊不知每一次采购执行需要准确需求描述。

【场景一】

车间：“我们需要清洗剂。”

采购：“您需要什么品牌，规格？”

车间：“这个不清楚呀，就是一般机器设备通用的就行。”

结果，发现买来的是水溶的，而机器要求是脂溶的。

【场景二】

车间：“租台叉车吧。”

采购：“您需要什么技术规格的？”

车间：“就来台2.5吨，8米高，好用就行”。

结果，来的机器转弯半径不够。

如上的对话与情景是不是觉得很熟悉？！

大型企业职能部门完善对于采购业务一般会分设寻源sourcing，买手buyer，供应商质量管理工程师SQE。而中小型企业，由于规模和人员的限制往往采购人员需要集以上职能于一身——一肩挑，由于采购需求不确定性，这往往也为采购的执行与KPI达标埋下了隐患。

说到这里编辑部2.0的小伙伴已经按耐不住自己被坑过的心情，踊跃发言：

——  提及此话题，感觉有些不近人情：如果需求都不明确，如何实施采购行动？然而，在企业实际操作中又很常见。

——  怪车间技术不负责任吧，老板聘请他们是看中他们在本公司产品上的专业度，况且术业有专攻，不可能一人将工厂所有技术都搞懂。怪组织机构不合理吧，受限于规模和资金，老板们也可能配备不了那么完善的人员设置。

——  然而，业务还在继续，企业还要发展，那作为采购，碰到这些技术不明确的情况应该怎么办？

一、从源头抓起，筛选合格供应商

明确采购需求，从源头抓起。建议从制度上建立可追溯到总经理的《采购需求申请表》，明确采购需求的产品名称、功能、材料、规格等要素。

同时，采购需要从一开始就要为常见部件建立合格供应商名录，当然，这不能采购一家说了算，需要联合技术，工艺，工程，车间各个部门参与评审。一方面，为企业圈定适合自身业务水平的合作伙伴，另一方面，也为日后采购比价提供适当的比较依据。

二、执行采购过程，技术对接

采购执行过程中，对于不同的产品可以不同的方案：低值易耗品可以请其提供样品试用，并作为今后质量审核的依据；设备方面，可以通过谈判协调试用期，为车间赢得缓冲余地。必要时也可以请他们做技术沟通与培训。

对于需求部门，技术参数不能雾里看花，总的来说必须从源头搞清楚需要的尺寸，规格，功能信息。对于复杂件和机器设备的采购，为避免资源和资金的浪费，尽量拒绝打包采购，需要联合采购一一对设备功能进行筛选，“定制化”地采购产品。

对于采购部门，需建立“需求-参与-确认-负责”制度。即谁提出要求，谁就参与采购活动，并有最终决定权，当然也就承担相应的责任。采购做好商务对接和价格谈判工作。

三、采购完毕收集产品使用信息

采购完毕，要注意收集使用信息。合格部件的拍照存档，图纸技术参数存档，供应商交货质量合格率的统计。逐渐完善采购信息数据库，为企业增添无形资产。

最后，小编还想说建议企业都要通过ISO9000质量认证体系。尽管，在实际业务操作中，它已经演变成花钱就买得到的一纸文书。但其重要思想“控制所有过程的质量”，“建立并实施文件化的质量体系”，对于采购部门精准化提高KPI有着重要的指导意义。（end）

文:柳荣，来源:京东企业购

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